حجم کارهای دفتری و اداری در سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعدد، بسیار بالا است و شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، رسیدگی، هماهنگی و سازماندهی این امور است تا همه‌چیز با نظم و سرعت پیش برود.
با رشد روزافزون فناوری و دیجیتالی شدن بسیاری از کارها، نیاز به کارمندان اداری نیز به مروز زمان کاهش خواهد داشت. با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران که کاغذبازی و بروکراسی اداری هنوز با خدمات دیجیتال جایگزین نشده، نیاز به استخدام کارمند اداری و منشی تقاضای زیادی دارد.
کارمند اداری نیاز به تحصیلات خاص و بالایی ندارد و تنها کافی است کارمند اداری با روند اداری سازمان محل کارش آشنایی پیدا کند. با این حال، سازمان‌ها و کارفرماها برای جذب کارمند اداری و منشی، به مهارتهای فردی خاصی توجه دارند که یکی از مهم‌ترین آنها، مهارت در سازماندهی و نظم است.
در این مقاله جاب ویژن قصد داریم در مورد شرایط، تحصیلات و مهارتهای مورد نیاز برای استخدام کارمند اداری صحبت کنیم و بازار کار و دورنمای شغلی این موقعیت کاری را با یکدیگر بررسی کنیم. پس در ادامه با ما همراه باشید.
کارمند اداری چه کارهایی باید انجام بدهد؟
حتی کارمندان اداری در سازمان‌های بزرگ دارای سطوح شغلی مختلفی هستند که وظایف و مسئولیتهای آنها با هم دیگر تفاوت دارد و شرح وظایف کارمند اداری نیز به زمینه فعالیت و اندازه سازمان بستگی دارد. با این حال، به طور کلی می‌توان گفت که هدف سازمان‌ها از استخدام کارمند اداری، انجام امور زیر است:
- هماهنگی قرارهای ملاقات
- تأمین پشتیبانی اداری برای بخش حسابداری سازمان
- سازماندهی و بایگانی اسناد اداری و اطلاعات دیجیتال
- رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
- آماده‌سازی صورت‌های مالی
- ایجاد و نگهداری فایل‌ها و دیگر سیستمهای اداری
- رزرو اتاق‌های جلسات و کنفرانس
- همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل
- کپی و پرینت از اسناد مختلف
- سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
- هماهنگی سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
- تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی
کارمندان اداری در چه سازمان‌هایی می‌توانند مشغول به کار شوند؟
تقریبا هر سازمان و شرکتی برای انجام امور دفتری روزانه، نیازمند کارمندان اداری است. با این حال، به طور کلی می‌توان گفت که سازمان‌های زیر به دلیل اندازه و نوع فعالیت، نیاز بیشتری به منشی و کارمند اداری دارند:
- شرکت‌های بزرگ
- بیمارستان‌ها
- شرکت‌های ارائه دهنده خدمات حقوقی و مالی
- سازمان‌های عمومی مثل خیریه‌ها
- شرکت‌های ارائه دهنده خدمات عمومی
- دانشگاه‌ها و آموزشگاه‌های بزرگ
- سازمان‌های دارای تشکیلات بزرگ و گسترده که حجم بالای مکاتبات اداری دارند
بررسی حجم و تنوع کاری کارمندان اداری در سازمان‌های مختلف
حجم کاری کارمند اداری یا منشی به اندازه سازمان و نوع فعالیت آن بستگی دارد و در هر شرکت و کسب و کاری ممکن است متفاوت باشد.
در سازمان‌های بزرگتر، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص شده و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آنها تقسیم شده است. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی اختصاصی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم میشود و حجم کاری معقولی برای هر فرد در نظر گرفته میشود.
بعضی از سازمان‌های متوسط که در حال رشد و پیشرفت هستند معمولا حجم کاری زیادی برای کارمندان اداری دارند. زیرا درآمد این سازمان‌ها برای به‌خدمت‌گیری تعداد زیادی کارمند اداری، چندان بالا نیست و یک نفر باید تمام امور را انجام بدهد. با این حال، میزان درامد این کارمندان از منشی‌ها که معمولا حجم و ساعات اداری کمتری دارند، بالاتر است.
معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری بر طبق قوانین کار است و تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند.کارمندان اداری موظفند به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای کاهش و صرفهجویی در هزینه‌ها، به استخدام کارمند پاره وقت نیاز پیدا می‌کنند.
به طور کلی، منشی‌ها و کارمندان اداری سازمان‌های دولتی در روزهای غیرتعطیل به طور تمام وقت مشغول به کار هستند؛ شرکت‌های خصوصی بزرگ نیز از نظر ساعات کاری مشابه سازمان‌های دولتی هستند. با این حال، ممکن است بعضی از شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک، نیازمند استخدام کارمند اداری پاره وقت هم باشند.
کارمندان اداری چه آینده شغلی پیش رو خواهند داشت؟
کارمند اداری دارای سطوح شغلی مختلفی است که تنها با تجربه می‌توانید از آنها عبور کنید. تحصیلات دانشگاهی، نقش چندان مهمی در پیشرفت شما به عنوان یک کارمند اداری ندارد. و هرچه تجربه شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، بهبود یابد، میزان درآمد شما نیز بیشتر می شود. این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما حتما باعث افزایش مسئولیتهای شما میشود.
معمولا در شروع فعالیت به عنوان کارمند اداری، توسط کارمندان باسابقه‌تر آموزش داده می‌شوید تا با روند کارها آشنا شوید. این مرحله اغلب چند ماه طول می‌کشد و شما با سیاست‌های سازمان و سیستم کاری آن، آشنا می‌شوید. سپس می‌توانید به سطوح شغلی بالاتر ارتقاء پیدا کنید و درآمد بالاتری داشته باشید.
قبل از اینکه به عنوان کارمند اداری مشغول به کار شوید، می‌توانید به عنوان منشی کار کنید و تجربه کافی در این زمینه کسب کنید. شما می‌توانید منشی‌گری را در یک شرکت کوچک و حتی از مطب یک پزشک یا یک دفتر اداری کوچک شروع کنید و سپس به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ مشغول به کار شوید. با چند سال کار به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ، می‌توانید یک پست اداری مهم‌تر با درآمد بالاتر را به دست آورید.
جمع‌بندی
هر شرکت و کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه و تعداد کارکنان، برای پیشبرد سریع و منظم کارهای دفتری و اداری، نیازمند استخدام کارمند اداری و منشی است. وظایف اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها انجام کارهای دفتری و کاغذبازی‌های روزانه سازمان است. بنابراین، دیگر کارکنان سازمان که وظایف تخصصی را به عهده دارند، می‌توانند تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار دهند.
سازمان‌های مختلفی به استخدام کارمندان اداری نیاز دارند، به طور مثال بیمارستان ها، ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و … فرصت‌های شغلی زیادی برای کارمندان اداری وجود دارد؛ همچنین آگهی‌های استخدام منشی آموزشگاه و مطب نیز بسیار زیاد هستند.
تجربه و کسب مهارتهای لازم، حرف اول را در پیشرفت به عنوان کارمند اداری می‌زند. با توجه به روند فزاینده دیجیتالی شدن بسیاری از فرآیندها در سازمان‌ها، نیاز به استخدام کارمند اداری، روز‌به‌روز کاهش پیدا میکند. بنابراین، کسب مهارتهای تخصصی برای حفظ فرصت‌های شغلی برای کارمندان اداری، ضروری به نظر می‌رسد.
